COS’È E A COSA SERVE LA PEC

La PEC (Posta Elettronica Certificata) è un sistema di trasporto di documenti informatici che presenta forti similitudini con il servizio di posta elettronica tradizionale (e-mail), con in più la possibilità di ottenere un riscontro certo, con valenza legale, dell’avvenuta consegna del messaggio al destinatario. In altre parole, fornisce al processo di trasmissione elettronica valore equivalente a quello della notifica a mezzo posta raccomandata in tutti casi previsti dalla legge. La Posta Elettronica Certificata è indicata soprattutto per effettuare comunicazioni “ufficiali” per le quali il mittente necessita della prova dell’invio e del ricevimento (o meno) del messaggio da parte del destinatario. Dal 2011 è in vigore l’obbligo di avere un indirizzo di posta elettronica certificata per tutte le società di capitale.

COME FUNZIONA LA PEC

• Il mittente (utente A) invia un messaggio al destinatario attraverso il server di Posta Elettronica Certificata del suo gestore (punto di accesso), previa verifica delle credenziali di accesso.
• Il gestore di PEC provvede a inviare nella casella del mittente (utente A) una ricevuta di accettazione o di non accettazione, sulla base dei controlli formali effettuati sul messaggio pervenuto. Le ricevute PEC riportano la data e l’ora dell’evento, l’oggetto del messaggio, i dati del mittente e del destinatario e l’eventuale causa di non accettazione.
• Il messaggio PEC viene quindi imbustato all’interno di un altro messaggio (chiamato busta di trasporto) firmato digitalmente dal gestore e inviato al punto di ricezione (gestore PEC destinatario).
• Il punto di ricezione effettua il controllo della firma del gestore mittente e verifica la validità del messaggio, in caso di esito positivo provvede a inviare al server del gestore PEC mittente una ricevuta di presa in carico del messaggio PEC e lo prepara per la consegna nella casella di posta del destinatario.
• Il gestore PEC destinatario rende disponibile il messaggio nella casella del destinatario (utente B) e a questo egli è in grado di leggere il messaggio di Posta Elettronica Certificata (punto 8).
• Il punto di consegna invia al gestore PEC mittente una ricevuta di avvenuta consegna.
• Il gestore mittente rende disponibile la ricevuta di avvenuta consegna nella casella del mittente (utente A). Nel caso in cui il messaggio sia inviato contemporaneamente a più destinatari di Posta Elettronica Certificata PEC, il mittente si vedrà recapitare una sola ricevuta di accettazione e tante ricevute di avvenuta consegna, o di non avvenuta consegna, una per ogni destinatario. Se, invece, il messaggio è stato inviato a uno o più destinatari di posta ordinaria (non certificata), oltre a non avere alcun valore legale, non verranno generate le ricevute di avvenuta consegna.

VANTAGGI E SVANTAGGI

Il servizio PEC, per sua stessa natura, mostra una serie di vantaggi rispetto alla raccomandata con ricevuta di ritorno tradizionale. I principali sono:

• Ogni formato digitale può essere inviato tramite posta elettronica certificata.
• I messaggi possono essere consultati da ogni computer connesso a internet.
• L’avvenuta consegna della mail viene garantita, nel caso non sia possibile consegnare il messaggio l’utente viene informato.
• Le ricevute di consegna hanno validità legale.
• Tracciabilità della casella mittente e conseguentemente del suo titolare (se il titolare è stato identificato con certezza).
• Vi è certezza sulla destinazione dei messaggi.
• L’invio dei messaggi può avere costi inferiori a quello delle raccomandate.
• Obbligo da parte del gestore di archiviare tutti gli eventi associati ad invii e ricezioni di messaggi PEC, per un periodo di trenta mesi.
• Obbligo da parte del gestore di applicare le procedure atte a garantire il rispetto delle misure di sicurezza previste dal codice dei dati personali e la sicurezza della comunicazione.

Al contempo vi sono alcuni svantaggi che possono portare a gravi difficoltà di interoperabilità:

• La Pec è un mezzo di comunicazione valido solo per l’italia, mandare una mail certificata all’estero è completamente inutile.
• La mail certificata inviata ad un destinatario certificato riceve una conferma di recapito, ma se il destinatario non possiede una casella certificata non avrà nessun valore legale.
• La mail certificata inviata ad una casella di posta comune non ottiene alcuna risposta “certa” di consegna.

CREARE UNA PEC

Attivare un indirizzo di Posta Elettronica Certificata è un’operazione semplice che prevede i seguenti passi:

• Abbonarsi ad un servizio di PEC – Il primo passo da fare per creare una PEC sarà la scelta del gestore del servizio (a pagamento) di Posta Elettronica Certificata. È possibile consultare la lista degli attuali fornitori qui.
• Inviare la documentazione necessaria per l’attivazione – In genere, per l’attivazione della PEC si richiede l’invio di un documento d’identità.
• Configurare l’account – Seguendo le indicazioni fornite dal gestore del servizio. È possibile utilizzare il servizio di posta certificata direttamente da un browser internet o tramite un programma di posta elettronica.

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